מעתיקים, מדביקים, והסוכן עובד

עבור על המיילים שהגיעו מאתמול בשעה 17:00. חלק אותם לשלוש קבוצות: דורש תשובה ממני היום, לידיעה בלבד, אפשר להתעלם. לכל מייל בקבוצה הראשונה כתוב שורה אחת: מי שלח, מה הוא מבקש, ומה אתה מציע לענות.

בתיקייה "הצעות מחיר" יש שלוש הצעות מספקים. בנה טבלה עם העמודות: ספק, מחיר כולל מע"מ, זמן אספקה, תנאי תשלום, אחריות, והערות. מתחת לטבלה המלץ על ספק אחד בשלושה משפטים, וציין מה כדאי לנסות לשפר במשא ומתן.

מצא 5 עסקים שמתחרים ב[תחום שלי] ב[עיר/אזור]. לכל אחד: אתר, שירותים עיקריים, טווח מחירים אם מפורסם, דירוג ממוצע בגוגל ומספר ביקורות, ומה הלקוחות הכי משבחים ומה הכי מתלוננים. החזר גיליון, ובסופו שלוש הזדמנויות לבידול.

יש לי פגישה מחר עם [שם הלקוח]. מצא את כל המיילים והקבצים שקשורים אליו מהחצי שנה האחרונה. כתוב עמוד אחד: מה הוא קנה, מה היו הבעיות, מה הבטחנו ועוד לא קיימנו, ושלוש שאלות שכדאי לשאול בפגישה.

עבור על הפניות מלקוחות פוטנציאליים מהשבועיים האחרונים. מצא את אלה שלא קיבלו תשובה ממני יותר מ-48 שעות. לכל אחד הכן טיוטת מייל המשך קצרה וחמה, בשמי, בלי לשלוח. תן לי רשימה לאישור.

הנה מאמר שכתבתי: [הדבק]. הפוך אותו ל-5 פוסטים ללינקדאין ול-3 פוסטים לפייסבוק, בעברית, בטון אישי ולא שיווקי. כל פוסט פותח במשפט שעוצר גלילה ונגמר בשאלה לקהל. בלי אימוג'ים ובלי האשטגים.

עבור על תיקיית ההורדות. סדר כל קובץ לתיקייה לפי נושא או פרויקט, לפי התוכן שלו ולא רק לפי השם. אל תמחק שום דבר. בסוף תן לי רשימה של קבצים שלא הצלחת לשייך, ושל קבצים שנראים כפולים.

כל יום ראשון ב-20:00 שלח לי סיכום של השבוע מהיומן המשפחתי: מה יש לכל אחד, מי צריך הסעה ומתי, ואיפה יש התנגשויות. בסוף הוסף תזכורות לדברים שצריך להכין מראש.

בתיקייה "חשבונות" יש קבצי PDF של חשמל, מים, ארנונה, גז ואינטרנט. בנה גיליון: חודש, סוג חשבון, סכום, תאריך תשלום. הוסף שורת סיכום לכל חודש, וסמן חשבון שקפץ ביותר מ-15% לעומת החודש הקודם.

תכנן חופשה של 4 ימים ל-2 מבוגרים ו-2 ילדים קטנים ב[יעד], בתקציב של [סכום] ש"ח כולל לינה. תן 3 אפשרויות לינה עם מחיר וקישור, מסלול יומי שמתאים לילדים, וכמה זמן נסיעה יש בכל יום. אל תזמין כלום לפני שאני מאשר.

אני משלם [סכום] ש"ח לחודש על [אינטרנט/סלולר/ביטוח] אצל [ספק]. בדוק מה המחירים העדכניים אצל המתחרים לאותה חבילה. הכן לי תסריט קצר לשיחה עם מחלקת השימור: מה להגיד, איזה מחיר לבקש, ומתי לאיים בעזיבה.

אני רוצה לשפר את [האנגלית / נושא אחר] ב-20 דקות ביום. בנה תוכנית של 4 שבועות עם משימה יומית קונקרטית, מקורות חינמיים, ובדיקה קצרה בסוף כל שבוע כדי לראות התקדמות.

בתיקייה "לקוחות" יש תיקייה לכל לקוח. לכל אחד, בדוק אילו מהמסמכים הבאים חסרים: [רשימה]. בנה טבלה: לקוח, מה חסר, תאריך הקובץ האחרון שהתקבל. אל תמחק ואל תזיז קבצים.

כתוב מודעה לדירת [חדרים] חדרים ב[שכונה, עיר], [קומה], [מאפיינים]. שלוש גרסאות: לפורטל נדל"ן (עד 600 תווים), לפוסט בפייסבוק, ולהודעת וואטסאפ קצרה. בעברית, בלי סופרלטיבים ריקים, עם פרט מעשי אחד שמבדל את הנכס.

השווה בין [קובץ א] ל-[קובץ ב]. תן רשימה של כל שינוי מהותי: סעיף, מה היה, מה נהיה, ולמה זה עשוי להיות חשוב. התעלם משינויי ניסוח קוסמטיים.

אני [תחום העסק] עם קהל של [תיאור]. בנה תוכנית של 5 פוסטים לשבוע הבא: נושא, זווית, שורת פתיחה ורעיון לתמונה. לפחות אחד שעונה על שאלה נפוצה של לקוחות, ואחד שמראה מאחורי הקלעים.

מצא חוגים לילד בן [גיל] ב[עיר], בימים [ימים] אחרי 16:00, בתקציב של עד [סכום] ש"ח לחודש. תן טבלה: חוג, מקום, ימים ושעות, מחיר וקישור. סמן את מה שדורש הרשמה מוקדמת.

יש לי שלוש הצעות מחיר לשיפוץ [חדר/דירה]. השווה אותן בטבלה: מחיר כולל, מה כלול ומה לא, לוח זמנים, תנאי תשלום ואחריות. סמן סעיפים שנראים חסרים באחת ההצעות, והצע שלוש שאלות לשאול כל קבלן.

תזמין לי שולחן ל-[מספר] אנשים ב-[שם המסעדה] ב-[יום] בסביבות [שעה]. אם אין מקום, תבדוק חצי שעה לפני או אחרי, ואם גם זה לא, תכניס אותי לרשימת המתנה. לפני שאתה מאשר משהו שדורש פיקדון או כרטיס אשראי, תשאל אותי.

יש לי תור ל-[סוג רופא] ב-[תאריך]. תבדוק אם אפשר להיכנס לרשימת ביטולים לתור מוקדם יותר, בימים [ימים] אחרי [שעה]. אם מתפנה משהו, תשלח לי הודעה לאישור לפני שאתה מזיז את התור.

תעקוב אחרי כרטיסים ל-[הופעה/משחק] ב-[תאריך]. אם מתפנים כרטיסים ב-[אזור] במחיר של עד [סכום] לכרטיס, תשלח לי הודעה מיד עם קישור. אל תקנה בלי אישור שלי.

כל ערב ב-21:00 תשלח לי בוואטסאפ: הפגישות של מחר לפי היומן, מה צריך להכין לכל אחת, ומיילים שמחכים לתשובה ממני יותר מיומיים. שלוש שורות לכל היותר לכל נושא.

כל פעם שאני שולח לך צילום של קבלה, תוסיף שורה לקובץ "הוצאות [שנה].xlsx": תאריך, ספק, סכום, מע"מ אם מופיע, וקטגוריה. בסוף כל חודש תשלח לי סיכום לפי קטגוריות.

תבדוק כל שעה שהאתר [כתובת] נטען ושטופס יצירת הקשר עובד. אם משהו לא עונה פעמיים ברצף, תשלח לי הודעה בוואטסאפ עם מה שנכשל ומתי.

אתה סוכן המייל שלי. כל בוקר ב-7:30 עבור על מה שנכנס מאתמול, סמן מה דורש תשובה היום, כתוב טיוטה לכל אחד מהם בטון שלי, ושלח לי סיכום של עד עשר שורות. אל תשלח שום מייל בעצמך.

כל יום ראשון ב-22:00 חפש מה פורסם בשבוע האחרון על [התחום] בישראל ובעולם: חדשות, מחירים חדשים, מתחרים. הכן מסמך של עמוד אחד עם קישור לכל פריט, ותייג כל שורה: חשוב לי, טוב לדעת, אפשר לדלג.

Add this address to a new contact named [name], then text it to [person] and ask if 7pm works.

Find the photo of the receipt from the restaurant last Friday and tell me how much we paid, then remind me to split it with [name] tomorrow at 9.

עבור על המיילים מבית הספר ומהגן מהשבועיים האחרונים. הוצא רשימה של כל מה שצריך לחתום, לשלם או להביא, עם תאריך יעד לכל פריט, והוסף לכל אחד תזכורת ביומן המשותף יומיים לפני.

אתה עוזר של מורה בכיתה [שכבה]. מתוך הרשימה הזאת של מה שלמדנו השבוע ומה מתוכנן לשבוע הבא, כתוב הודעה להורים: עד 120 מילים, טון חם וענייני, שלושה חלקים: מה למדנו, מה להביא או להחזיר חתום, ותאריכים חשובים. בלי שמות של תלמידים. אני אוסיף את הדברים האישיים.

מצורף דף עבודה בנושא [נושא] לכיתה [שכבה]. הכן ממנו שלוש גרסאות: גרסה מקוצרת עם רמזים לתלמידים שמתקשים, הגרסה המקורית עם שאלה אחת נוספת לחשיבה, וגרסה מאתגרת עם שתי שאלות פתוחות. שמור על אותו סדר נושאים בכולן, והוסף בסוף פתרון מלא לכל גרסה.

בתיקייה [שם] יש קורות חיים למשרת [תפקיד]. הקריטריונים היחידים: [קריטריון 1], [קריטריון 2], [קריטריון 3]. לכל מועמד, טבלה: שם הקובץ, האם עומד בכל קריטריון (כן/לא/לא ברור) והציטוט מתוך קורות החיים שעליו זה מבוסס. אל תדרג, אל תמליץ, ואל תשקלל שום דבר שלא ברשימה.

למועמדים ברשימה [שמות ומיילים], הצע לכל אחד שלושה חלונות של 45 דקות מהיומן שלי בשבוע הבא, בין 10:00 ל-16:00, ולא ביום שכבר יש בו שני ראיונות. הכן טיוטת מייל אישית לכל מועמד, בטון חם וקצר. אל תשלח.

Find what [name] sent me last week about [topic], open it, and add the payment date to my calendar with a reminder two days before.

Every morning at 7:00, send the family one short brief: who has what today, who picks up the kids, what's missing from the shopping list, and any school forms that need a signature.

בתיקייה "דפי בנק" יש את דפי החשבון של שלושת החודשים האחרונים. בנה טבלה חודשית: הכנסות, הוצאות לפי קטגוריה (ספקים, שכר, שכירות, מסים, אחר), ויתרה בסוף חודש. מתחת לטבלה: שלוש ההוצאות הגדולות ביותר, מה חוזר כל חודש, ותחזית זהירה לחודש הבא עם ההנחות שלך.

הנה ביקורת שקיבלנו בגוגל: [להדביק את הביקורת]. כתוב שלוש גרסאות לתגובה, עד 60 מילים כל אחת: קצרה ועניינית, חמה ואישית, ואחת שמציעה פתרון קונקרטי. בלי להודות באשמה, בלי להתווכח, ובלי לחשוף פרטים של הלקוח. הטון: [שם העסק] מדבר בגובה העיניים.

מצורף תמלול של פגישה. הוצא ממנו: החלטות שהתקבלו, משימות עם אחראי ותאריך יעד לכל אחת, שאלות שנשארו פתוחות, ומה סוכם לפגישה הבאה. אחר כך נסח מייל סיכום קצר למשתתפים, בעברית, שאפשר לשלוח כמו שהוא.

בגיליון "חשבוניות" יש עמודות: לקוח, סכום, תאריך חשבונית, תאריך תשלום. מצא את כל החשבוניות שעברו את מועד התשלום ולא שולמו. לכל לקוח נסח תזכורת אדיבה בעברית עם מספר החשבונית והסכום. ללקוחות שמאחרים יותר מ-30 יום, נסח גרסה תקיפה יותר וסמן אותם בטבלה.

מצורפת פוליסת ביטוח. הסבר בעברית פשוטה: מה מכוסה, מה לא מכוסה, מה ההשתתפות העצמית בכל מקרה, אילו חריגים חשוב לדעת, ומה צריך לעשות כדי להגיש תביעה. בסוף כתוב חמש שאלות שכדאי לשאול את סוכן הביטוח לפני שמחדשים.

אני הולך לראות דירה להשכרה ב[כתובת], [מספר חדרים] חדרים, ב-[מחיר] ש"ח בחודש. הכן לי: רשימת בדיקה לביקור (רטיבות, לחץ מים, קליטה, רעש, חניה), עשר שאלות לבעל הדירה, וטבלה של דירות דומות שמפורסמות עכשיו באזור עם המחיר שלהן, כדי לדעת אם המחיר סביר.

בנה תפריט ארוחות ערב לשבוע למשפחה של [מספר] נפשות. מגבלות: [כשר / צמחוני / בלי גלוטן / אלרגיות]. הילדים אוהבים [דוגמאות], והתקציב לשבוע הוא [סכום]. שלוש ארוחות צריכות להיות מוכנות תוך 20 דקות. בסוף הפק רשימת קניות אחת, מקובצת לפי מחלקות בסופר, בלי כפילויות.

מצורפים קורות החיים שלי ומודעת המשרה של [שם החברה]. הכן לי: תקציר של עמוד על החברה (מה היא עושה, מה חדש אצלה, מי המתחרים), עשר שאלות שסביר שישאלו אותי עם תשובה מוצעת שמבוססת על הניסיון שלי, ושלוש שאלות חכמות שאני אשאל אותם.

הצג לי כרשימה את כל מה ששמרת עליי בזיכרון. ליד כל פריט סמן אחת משלוש: מידע אישי רגיש (בריאות, משפחה, כסף, מספרים מזהים), עבודה, או העדפה. אל תמחק ואל תשנה כלום, רק הצג. בסוף כתוב אילו פריטים היית ממליץ למחוק ולמה.

פרט אילו מחברים, אפליקציות וכלים פעילים אצלך בשיחה הזו. לכל אחד כתוב מה הוא מאפשר לך: לקרוא, לכתוב, לשלוח או למחוק. אחרי זה שאל אותי באילו מהם השתמשתי בחודש האחרון, והמלץ מה לנתק. אל תנתק בעצמך.

כתוב טיוטה של מדיניות שימוש בכלי AI לעסק של [מספר] עובדים בתחום [תחום]. עמוד אחד, בעברית פשוטה, בשבעה סעיפים: כלים מותרים (רק [שם הכלי] בחשבון העסקי), מידע ירוק שמותר להזין, מידע צהוב שמותר רק בחשבון העסקי, מידע אדום שאסור תמיד, כללים לסוכנים עם גישה למייל וליומן, בדיקה אנושית לפני ששולחים ללקוח, ומה עושים כשמשהו השתבש. לכל צבע תן שלוש דוגמאות מהתחום שלנו.

נסח שאלון אנונימי של עד שש שאלות לעובדים, בעברית פשוטה ובטון לא מאיים: באילו כלי AI אתם משתמשים לעבודה, בחשבון פרטי או של העסק, לאילו משימות, איזה סוג מידע הדבקתם (בלי לפרט את המידע עצמו), מה הכי עוזר לכם, ומה הייתם רוצים שהעסק ייתן. הוסף פסקת פתיחה שמסבירה שאין עונש על תשובה.

מצורפים תמלול של הקלטה שלי מביקור אצל לקוח ותמונות מהמקום, וגם קובץ המחירון שלי. הכן טיוטת הצעת מחיר בפורמט של ההצעה הקודמת שלי: תיאור העבודה, רשימת חומרים, שעות עבודה, מחיר לכל שורה לפי המחירון, סכום לפני ואחרי מע"מ, ותנאי תשלום ואחריות. כל פריט שאין לו מחיר במחירון, סמן "חסר מחיר" ואל תנחש.

הנה ההודעות מלקוחות שקבעתי איתם למחר: [להדביק]. בנה רשימת ביקורים לפי אזור וסדר נסיעה הגיוני, כשאני יוצא מ-[עיר]. לכל ביקור: שעה מוצעת, כתובת, מה העבודה, ומה להביא. סמן ביקורים שחסר בהם פרט (כתובת, שעה או טלפון). בסוף נסח הודעת אישור הגעה קצרה ללקוח, אחת לכל ביקור.

סיימתי [סוג העבודה, למשל התקנת מזגן או החלפת דוד] אצל לקוח. כתוב דף הוראות של עד עמוד, בעברית פשוטה: איך משתמשים נכון, שלושה דברים שלא עושים, מתי לקרוא לי, ומה כוללת האחריות לפי התנאים שלי: [להדביק]. בלי מונחים טכניים שלקוח לא מכיר.

מצורף מכתב שקיבלתי מ-[רשות המסים / ביטוח לאומי / העירייה / הבנק]. הסבר בחמש שורות בעברית פשוטה: מה כתוב, מה מבקשים ממני, עד איזה תאריך, ומה קורה אם לא אגיב. אחר כך כתוב רשימת צעדים, ולכל צעד סמן אם אפשר לעשות אותו באתר, בטלפון או רק בהגעה.

קיבלתי את ההודעה הזו: [להדביק את הטקסט, בלי ללחוץ על הקישור]. נתח: מי לכאורה שלח אותה, מה מבקשים ממני, אילו סימנים בה מעידים על הונאה (לחץ זמן, קישור מקוצר, בקשה לקוד או לפרטי אשראי, שגיאות), ומה הדרך הבטוחה לבדוק אם היא אמיתית בלי להשתמש בפרטים שבהודעה.

בתיקייה "קבלות ואחריות" יש צילומים של קבלות ותעודות אחריות. בנה טבלה: מוצר, חנות, תאריך קנייה, מחיר, תוקף האחריות, ומה צריך כדי לממש אותה (קבלה, תעודה, מספר סידורי). מיין לפי מה שפג ראשון, וסמן מוצרים שהאחריות שלהם נגמרת בשלושת החודשים הקרובים.

אבא שלי בן [גיל] צריך לעשות [למשל לקבוע תור בקופת החולים באפליקציה] בטלפון [אייפון / אנדרואיד]. כתוב הוראות קצרות, צעד אחד בכל שורה, במילים פשוטות, ובדיוק באותן מילים שמופיעות על המסך. בלי מונחים כמו "אפליקציה" או "ממשק" בלי הסבר. בסוף הוסף שורה: מה עושים אם משהו לא נראה כמו בהוראות.

עבור רק על המיילים בתווית "לסוכן" מהיומיים האחרונים. לכל מייל שהוא שאלה חוזרת (מחיר, זמינות, שעות, משלוחים, החזרות), הכן טיוטת תשובה קצרה בעברית, רק מתוך מסמך התשובות הקבועות שלנו: [הדבק או קשר למסמך]. אם התשובה לא נמצאת במסמך, אל תנחש: כתוב בראש הטיוטה "לבדוק". אל תשלח שום דבר. בסוף תן לי רשימה: שולח, נושא, ואם הטיוטה מוכנה או דורשת בדיקה.

מצא מיילים ששלחתי בשבועיים האחרונים ושאלו שאלה או ביקשו משהו, ולא קיבלו תשובה. בנה טבלה: למי, נושא, תאריך שליחה, מה ביקשתי, כמה ימים עברו. מיין לפי מספר הימים. לשלושת הראשונים הכן טיוטת תזכורת קצרה ומנומסת, בלי לשלוח.

עבור על המיילים מהחודשיים האחרונים ומצא שולחים של ניוזלטרים, מבצעים ועדכונים אוטומטיים. לכל שולח כתוב: שם, כמה מיילים שלח בתקופה, ואם פתחתי לפחות אחד מהם. מיין מהכי הרבה מיילים להכי מעט. אל תבטל הרשמה, אל תמחק ואל תלחץ על קישורים. רק רשימה.

בנה לי גיליון למדידת זמן של המשימה "[שם המשימה]" במשך שבועיים. עמודות: תאריך, עם סוכן או בלי, דקות הכנה, דקות המתנה מול המסך, דקות בדיקה ותיקון, סה"כ דקות, מספר טעויות מהותיות, הערה. הוסף שורת סיכום שמחשבת ממוצע לכל מצב, וחיסכון ממוצע בדקות לכל פעם. הוסף לשונית עם הסבר של שלוש שורות איך ממלאים.

הנה טבלת המדידה שלי מהשבועיים האחרונים: [הדבק]. חשב: זמן ממוצע בלי סוכן, זמן ממוצע עם סוכן כולל הכנה ובדיקה, חיסכון לכל פעם, וחיסכון בחודש לפי [מספר] פעמים בחודש. ספור טעויות מהותיות. כתוב בשלוש שורות אם כדאי להמשיך, ומה הדבר האחד שהיה מקצר את זמן הבדיקה. אל תעגל לטובת הסוכן, ואם יש פחות משלוש מדידות במצב אחד, אמור שזה לא מספיק.

במשימה האחרונה משהו השתבש: [מה קרה]. אל תתקן כלום ואל תריץ שום פעולה. שחזר מתוך יומן הפעולות שלך, צעד אחר צעד: מה עשית, באיזה כלי או מחבר, מתי, ואיזה מידע ראית. סמן כל צעד שבו שלחת, מחקת, שילמת או שינית משהו. אם אתה לא בטוח בצעד מסוים, כתוב שאתה לא בטוח. בסוף הצע מה אפשר להחזיר ומה לא.

נסח לי הודעה קצרה ומנומסת לבית העסק [שם], לביטול הזמנה מספר [מספר] מתאריך [תאריך], בסך [סכום]. כתוב שאני מבקש לבטל עסקת מכר מרחוק לפי חוק הגנת הצרכן, ושהמוצר [לא נמסר / נמסר ב-תאריך ולא נפתח]. בקש החזר כספי לאמצעי התשלום, ואישור בכתב על הביטול. בלי איומים ובלי להזכיר סוכן AI. בסוף, רשימה של מה לצרף: אישור הזמנה וצילום מסך.

כל בוקר ב-7:30 שלח לי סיכום קצר מהמייל, מ-Slack ומהיומן. שלושה חלקים: מה דורש תשובה או החלטה שלי היום, מה מחכה לאחרים, ומה אפשר לדחות. לכל פריט: מי, מה הוא צריך, ומה אתה מציע. אל תשלח שום הודעה בשמי בלי אישור.

בדוק ב-[QuickBooks / Stripe] אילו חשבוניות עברו את מועד התשלום. בנה רשימה: לקוח, סכום, תאריך, וכמה ימים באיחור. לכל לקוח הכן טיוטת תזכורת קצרה ומנומסת בשמי, עם קישור לתשלום אם יש. אל תשלח כלום: אני מאשר כל אחת בנפרד.

מתוך החשבוניות, ההוצאות הקבועות והתשלומים הצפויים באפליקציות המחוברות, בנה תחזית תזרים לשלושת החודשים הקרובים: הכנסות צפויות, הוצאות, והיתרה בסוף כל חודש. סמן כל הנחה שלא מבוססת על נתון, והצג את זה כדשבורד פשוט.

הנה הודעות של לקוחות מהוואטסאפ של העסק מהחודש האחרון, אחרי שמחקתי שמות ומספרי טלפון: [להדביק]. והנה המידע על העסק: [שעות פעילות, כתובת, מחירים, מדיניות ביטול]. מצא את עשר השאלות שחוזרות הכי הרבה. לכל אחת כתוב תשובה מהירה בעברית פשוטה, עד 40 מילים, רק מתוך המידע שנתתי. אם חסר מידע לתשובה, כתוב "להשלים" ואל תנחש. הצע לכל תשובה קיצור של מילה אחת. בסוף נסח הודעת פתיחה והודעת היעדרות, עד שלושה משפטים כל אחת.